メールフォームを変更したら、必ず本番アドレスでテストを行い、履歴を残す。

課題

  • メール設定変更後の「メール不着」トラブルをなくすには

解決方法

  • 設定変更後は、必ず該当フォームからテストメールを送信する
  • その際のアドレスは必ず「本番用のアドレス」で実行する
  • メール送信が大量、頻繁になっても躊躇せず、担当者に断りを入れて実行する。

最悪は「変更後に、メールが届かなくなってしまうこと」

  • メールフォームの送信先メールアドレスを変更する。
  • メール送信テンプレートを変更する。

メールフォームに関する変更は、頻繁にあるものではありません。
それだけにミスに気づきにくい傾向があります。

  • メールアドレスに誤字があった。
  • テンプレートに間違いがあって、メールが送信されなかった。

このような状況になった時。
メールを受ける担当者は、エラーが起きていることがわかりません。
なぜなら

  • 「問い合わせがこなくなったのかな?」

と思い込んでしまうから。
設定にミスがある可能性を、担当者は思いつかないのが普通です。

メールが届かない状態が数ヶ月経つと「より最悪」に

このような状態を数ヶ月放置してしまうと。
「届くべきメールが、数ヶ月届かなかった」という、想像するだけでも恐ろしい状況になります。

この状態が打破されるのは、問い合わせをしてくださったお客様が

  • 「1ヶ月前にメールを送ったんだけど、そちらに届いてないですか?」というご連絡(クレーム)を下さった時。

この時初めて「前回のメール設定にミスがあった」と気づくのです。その時には

  • ミスが発生した以降、のメールの履歴消失
  • その間に発生したクレーム、商談などの機会損失

が発生し、ほとんどが取り返すことができません。

メール変更の履歴を必ず残そう

このような未来を避けるために、前述したようにテストメールの送信を行います。
万が一メールフォームにトラブルがあった時も、送信テストの履歴があれば

  • その時には問題なく送受信ができた

という証明になります。
自分以外に原因があるけど何が原因なのかよくわからない時。
自分が犯人でないことを証明するためにも、送信履歴が役に立ちます。

なぜこの文章を書いたのか

株式会社データファームではメールフォーム周りの修正は上記のような心がけで対応しています。
またお恥ずかしながら、メール設定でご迷惑をおかけしたこともございます。
そういったことを反省し改善を考えた結果の現在です。

企業のウェブ担当者の方でも、同じような修正や操作はあるかと思います。
メールアドレスの変更などは、簡単だからこそ作業確認を怠りやすい。しかし、万が一の場合のダメージはものすごく大きい。

そのようなリスクを少しでも回避できるように。
また当社も引き続き、お客様に迷惑をかけないように。
そのような気持ちで今回書かせていただきました。



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