打ち合わせの際、議事録を取らせていただいております。

来週もコラムを頑張ります…と宣言して、もう今週も終わりを告げようとしております。
申し訳ございません…。

気になる方は、気になると思うのですが…。

データファームではお客様と打ち合わせをする際に、出来る限り議事録を取りながら打ち合わせをさせていただいております。
気になさる方も多いと思うのですが、お客様とお話しながら、手はキーボードに向いている、ということが多いのです。

打ち合わせをさせていただく際には、必ずノートパソコンをもって打ち合わせをさせていただいております。

話に夢中になればなるほど、結論がどこかにいきやすいのです。

お客様とお話させていただくときには、もちろんお客様との時間を第一に考えます。
（お客様と接触する時間を「楽しく」はデータファームのモットーです）
ですが、打ち合わせが白熱すればするほど、盛り上がれば盛り上がるほど

「はて、一生懸命しゃべったけど、結局どうするんだっけ？」

といったことになることもしばしば。

話す事に乗ってくると、結論よりも「吐き出す事」が目的になりがち。

お客様がデータファームに対して「こうしたいんです」「これが困っているんです」と遠慮なくお話していたけること。
こんなに嬉しいことはございません。

ところが、です。
人間の特性だと思います。話のエンジンが調子良くなってくると、問題点を議論し、結論を導きだすのではなく、自分の中の意見を全て吐き出して空っぽにしたくなることが多々あります。

議事録とは、まずは、打ち合わせを無駄にしない為の転ばぬ先の杖。

意見を出し切って、お互いに空っぽになって疲れてしまった。
疲れてしまったら人間、どうしても色んなことを忘れやすく（思い出しにくく）なります。
そうなった時、白熱した時簡に価値はありますが、打ち合わせとして残る物が少ない、という結果になりがちです。

そうならない為に議事録があります。
とぎれとぎれでもいいので、議事録をとっておくと、

内容を忘れずに済む
多少議事録に虫食いがあっても、後からそれを見ながら打ち合わせ全体を思い出す事ができる

とうメリットがあります。

お客様にもより良い形でフィードバックできます。

それだけではありません。
取った議事録に加筆訂正しながら、内容を簡潔にまとめていきます。すると、

打ち合わせの要点が何だったのか、より簡潔に理解する事ができる。
何が必要でなにが要らないか、取捨選択ができる。
やるべきことを抜き出せたので、優先順位を付けることができる

といったメリットがあります。
また、もちろん紙ではなくパソコンの中にデータとして記録していますから、

お客様にメールやpdfなどで内容を返信（フィードバック）できる
まとまった文章を読み返す事で、問題点を共有できる
テキストデータなので、検索したりあとで振り返ることができる

と、お客様にもメリットをお帰しする事ができます。

そのような理由から、データファームでは出来る限り議事録を取らせていただいております。気になる方、慣れない方、まだまだいらっしゃると思うのですが、どうか、ご理解頂きたく思います。

どのように議事録を取っているか、ご紹介します。

データファームでは、Omni社のOmniOutlinerというソフト使って議事録をとっています。
こちらは残念ながらwindows版はございません。

ノートパソコンの向こう側で、液晶画面にむかって、どんなことをしているんだろう…とお思いの方。

たいしたことはしていませんが、だいたいこんなことをやっております。

次の記事：データファームのホームページに足りないもの。
前の記事：データファームのモットー

コラムで気になることがありましたら、ぜひお問い合わせ下さい。

今お客様が抱える問題点や疑問点。「こうしたい」というアイディア。
データファームにお聞かせ下さい。

こちらからお問い合わせください。